Loi de finances 2016, logiciels et systèmes de caisse certifiés : êtes-vous concernés ?

A partir du 1er janvier 2018, la loi de finances 2016 entrera en vigueur en France avec pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA.

L'un des points phares de cette nouvelle loi était l'article 88. Il mentionne l'obligation d'utiliser un logiciel répondant à des critères strictes d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage pour toute entreprise assujettie à la TVA et enregistrant les règlements de ses clients.

Problème : loin d'être limité aux commerçants, ce texte de loi affectait donc la totalité des entreprises, et avec lui un nombre faramineux de logiciels, prologiciels et matériels de caisse.

L'Etat a donc revu sa copie et le 15 juin 2017, le ministère de l'Action et des Comptes publics annonçait que désormais seuls les logiciels et systèmes de caisse seraient concernés.  

Lutte contre la fraude à la TVA : qui est concerné ?

Le texte originel prévoyait que toute entreprise assujettie à la TVA (personnes physiques et morales, de droit privé ou public et enregistrant des paiements de leurs clients) possède un logiciel de comptabilité ou un système de caisse certifié. Ce logiciel doit répondre à des critères d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage.

Face à l'inquiétude de nombreuses entreprises, le Ministère des Comptes publics a annoncé en juin dernier avoir simplifié et recentré son dispositif. Des mesures législatives seront mises en place d'ici la fin de l'année afin d'exclure "les logiciels de comptabilité et gestion commerciale" du texte de loi.

Seuls les systèmes et logiciels utilisés pour les ventes au comptoir (utilisés par les commerçants) seront donc concernés. Ils sont considérés comme les "principaux vecteurs des fraudes à la TVA constatés".

Logiciels & systèmes de caisse certifiés : les conditions à respecter

L'article 88 de la loi finances pour 2016 sonne la fin des logiciels d'encaissement dits "libres" comme Word ou Excel, ou développés en interne (par l'entreprise elle-même). Cette loi empêchera désormais qu'une entreprise utilise un software lui permettant d'adapter le logiciel en fonction de ses besoins. Ce qui pouvait entraîner une fraude à la TVA (en dissimulant des paiements en espèces par exemple).

Lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration - Source : Legifrance.gouv.fr

Sont donc concernés : 

• les caisses enregistreuses non connectées à un logiciel comptable ;
• les caisses enregistreuses liées à un système informatisé ;
• et les logiciels d'encaissements.

Les conditions d'inaltérabilité

• Le logiciel ou système de caisse devra enregistrer toutes les donnés relative aux règlements et paiements de ses clients. Toutes ces données devront être enregistrées et inaltérables.
• Toutes les corrections ou modifications réalisées doivent s'effectuer par des opérations de "plus" et "moins" et non par des modifications directes des données d'origine enregistrées.L'ensemble de ces modifications doivent être enregistrées.
• L'administration fiscale devra pouvoir accéder à toutes les données d'origine enregistrées initialement. Ainsi qu'au détail daté des modifications réalisées (année, mois, jour, heure, minute).

Les conditions de sécurisation

• Le logiciel ou système de caisse devra sécuriser les données d'origine et toutes modifications réalisées, ainsi que les données permettant la production de documents justificatifs.
• Cette sécurisation doit permettre la restitution complète des données de règlement dans l'état de leur enregistrement d'origine.
• Les encaissements fictifs (lors de la formation du personnel par exemple) devront également être sécurisés et identifiés très clairement comme factice. Mention "factice" ou "simulation" en trame de fond du document.

Les conditions de conservation

• Le logiciel ou système de caisse devra impérativement prévoir une clôture, à l'issue d'une période au minimum annuelle. Ou par exercice lorsque l'exercice n'est pas aligné sur l'année civile.
• Les systèmes de caisse devront également intégrer une clôture journalière et mensuelle.
• Pour chaque clôture, des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le logiciel.
• Toutes les données de règlement servant à l'établissement devront être conservées pendant 6 ans.

Les conditions d'archivage

• Le logiciel ou système de caisse devra permettre d'archiver toutes les données enregistrées selon une périodicité définie. Au maximum annuelle ou par exercice.
• Les archives doivent pouvoir être lues facilement par l'administration en cas de contrôle. Y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.
• Le logiciel devra comprendre une traçabilité des archivages réalisés.

Les données dont il est question

Il s'agit de toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d'une transaction. Et ce y compris lorsque la transaction n'est que simulée au moyen d'un module « école » ou « test ». Elle participe à la formation des résultats comptables et fiscaux. Somme toute qu'il s'agisse d'une opération de vente ou d'une prestation de services. Ces services peuvent être l'émission d'une note, d'un ticket, d'une facture. Elle participe aussi à l'envoi de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie. Sont également concernées l'ensemble des données permettant d'assurer la traçabilité de ces données. La traçabilité concourant à la réalisation de la transaction et à garantir l'intégrité de celles-ci - Source : Bulletin officiel des finances publiques - impôts

Quel logiciel ou système de caisse choisir en 2018 ?

Pour rester dans les règles, les commerçants auront 2 possibilités :

• investir dans un logiciel ou un système de caisse certifié par un organisme accrédité ;
• demander une attestation individuelle à son éditeur de logiciel ou système de caisse prouvant que le logiciel respecte les conditions.

 7 500 € d'amende en cas de non-respect

Au 1er janvier 2018, les concernées et qui n'auraient pas encore effectué cette mise en conformité auront 6 mois pour le faire.

En cas de contrôle, l'entreprise devra présenter son certificat ou attestation. Il démontera que son logiciel ou système de caisse respecte les modalités de la nouvelle loi de finances pour 2016.

Si l'entreprise n'est pas en mesure de fournir cette attestation, elle disposera d'un délai de 30 jours. Elle devra formuler ses observations suite au procès-verbal établi et présenter son certificat.

Passé ces 30 jours, l'entreprise sera condamnée à une amende de 7 500 €.

L'entreprise aura alors 60 jours pour se mettre en conformité avec la loi, sous peine d'être à nouveau condamnée à une amende.

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