Comment remplir son livre de police ?
Logiciel VO / VN

Tenir son livre de police automobile

Le cadre législatif de l’activité de négoce automobile évolue rapidement et les négociants VO ne sont pas toujours informés de tout.

Nous aborderons dans une série d’articles les différents sujets cadrant l’activité du négoce. Le premier de cette série est le livre de police automobile informatique!

Tous les négociants automobiles qui possèdent des véhicules d’occasion sont dans l’obligation de tenir jour par jour un livre de police. Pour faire simple, celui-ci décrit les entrées sur parc et sorties parc des véhicules achetés et vendus.

Que doit contenir le livre de police comme informations légales ?

1/ Informations d’entrée du véhicule

L’identification du véhicule :

  • Le numéro de VO appelé aussi numéro de police. Celui-ci doit être affecté à chaque véhicule de façon chronologique par rapport à la date d’entrée au parc du véhicule ;
  • La date d’entrée du véhicule sur le parc (à ne pas confondre avec la date d’achat du véhicule !).

 

La description du véhicule avec les champs suivants :

  • marque,
  • modèle,
  • version,
  • couleur,
  • kilométrage,
  • immatriculation,
  • type mine ainsi que le Vin (numéro de série),
  • et depuis 2014, il faut aussi faire apparaître le pays d’origine du véhicule.

Remplir son livre de police à la main ou à l'ordinateur

Les information du fournisseur

  • Pour un professionnel, il doit renseigner ses coordonnées complètes et son numéro de siret.
  • Pour un particulier, ses coordonnées et son numéro de pièce d’identité.

Le montant de l’achat

  • Enfin, saisir le montant de votre achat sans oublier le mode de règlement de celui-ci.

 

2/ Informations de sortie du véhicule d’occasion

Les informations de sortie ne sont pas une obligation légale mais elles permettent plus de transparence en cas de contrôle. Sur cette partie, le nombre de champs est beaucoup plus restreint. Il suffit de renseigner :

  • Le client final : en respectant les même règles que le fournisseur à l’entrée. Ne pas oublier la date de sortie,
  • La destination : vente, dépôt/vente, restitution (dans le cadre d’une annulation de vente)
  • Le prix de vente
  • La date de vente

Votre livre de police comporte tous les champs obligatoires pour la tenue de votre activité.

Sous quelles formes le livre de police automobile peut-il être tenu ?

En tant que négociant, vous avez la possibilité de tenir votre livre de police de manière manuscrite ou informatiquement.

Le logiciel KEPLER SOFT vous permet de tout saisir numériquement
 

De notre côté, nous sommes partisans de la saisie informatique, vous vous en doutez ! KEPLER SOFT dispose pour cela d’une option spécifique au sein de son logiciel.

1/ Le livre manuscrit

Le classique livre manuscrit numéroté et paraphé par l’administration (mairie, gendarmerie, commissariat, etc) est le plus répandu. Celui-ci doit être tenu jour par jour par la même personne (pour une question d’écriture uniforme) sans blanc ni rature.

Toute erreur d’écriture doit être barrée à l’aide d’une règle pour faciliter le contrôle et montrer l’erreur de saisie manuscrite. Il vous suffit alors de prendre une ligne supplémentaire pour continuer la chronologie de celui-ci.

Attention, beaucoup de livres de police manuscrits ne sont plus à jour. Comme évoqué plus haut, le pays d’origine du bien doit être écrit et il n’est pas toujours mentionné !

 

2/ Le livre de police informatique

Moins répandu, le livre de police informatique tenu par un logiciel est beaucoup plus pratique car cela évite la ressaisie des véhicules. Bien entendu le logiciel doit contenir une séquence numérotée chronologique des biens et être identifiable par numérotation des pages.

L’utilisateur doit être capable de le présenter à tous moments, sous format informatique de type PDF ou imprimé. Quand on parle d’impression, on ne fait plus référence aux imprimantes matricielles à papier listing. Une simple impression suffit.

N'oubliez pas de tenir votre livre de police à jour
 

Pour cela, vous devez faire une déclaration de votre logiciel à la C.N.I.L en vertu de l’article 23 Loi 78-17 du 16 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Dès réception, la C.N.I.L vous adressera par mail ou courrier un récépissé. A réception, vous pourrez passer directement sur cette pratique d’édition informatisée.

Par contre, vous êtes toujours tenu responsable de votre activité ainsi que la législation qui encadre votre métier.

Source : http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2010/07/cir_31476.pdf

 

Vous souhaitez gagner du temps et limiter les erreur de saisies. KEPLER a créer pour vous le livre de police informatisé éditable en format PDF.

 

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2 commentaires sur “Le livre de police informatique”

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